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No puedes atender todas las demandas, da igual cuánto tiempo gastes o cuánto te esfuerces. Debes aprender a ignorar las tareas que no son suficientemente importantes
El consejo que nos suelen dar cuando tenemos muchas cosas que hacer es priorizar: primero lo urgente y lo importante y después lo demás hasta completar tus tareas. Pero, aunque suele ser un buen comienzo, llega un momento de tu carrera en que eso no es suficiente porque la lista de cosas que hacer es tan larga que ni siquiera priorizando llegarás a hacerlas todas. Por eso, algunos expertos recomiendan sumar un paso más a esta ecuación: aprender a decir que no a las cosas a las que sabes que no podrás llegar. Pero antes es imprescindible darte cuenta precisamente de que hay tareas a las que no podrás llegar.
Ordenar por importancia todos los quehaceres que tienes pendientes implica que sigues pensando que todos merecen tu tiempo y atención y que es solo cuestión de horas y esfuerzo completarlos. Clientes que esperan que estés disponible, otros empleados que necesitan que les atiendas y resuelvas sus inquietudes, una bandeja de entrada repleta de mensajes de estas mismas personas (y de tantas otras) y una lista interminable de tareas pendientes. Para agravar esta situación, es importante hacer tiempo para tu familia y amigos, hacer ejercicio y otras necesidades personales.
Nuestro tiempo y recursos mentales —como la atención— son finitos y limitados. Llegará un punto en que las demandas laborales te abrumen y no podrás satisfacerlas, da igual cuánto tiempo inviertas o cuánto te esfuerces. Esta situación laboral puede llevarte a sentir malestar psicológico como estrés o la sensación de que siempre vas a estar demasiado ocupado e incluso pensamientos que afecten a tu autoestima como «no soy capaz de acabar con todo».
Para llegar a ser realmente productivos, sobre todo cuando comienzan a ascender, los trabajadores deben entender la necesidad de elegir no hacer algunas de sus tareas. La clave es filtrar, delegar, aprender a decir que no. Es necesario ignorar activamente el gran número de obligaciones que no son suficientemente importantes para dedicarles nuestros recursos y entender que tomar estas decisiones también forma parte del puesto de mando en el que nos encontramos.
Ya, pero ¿eso cómo se hace?
Lo primero es aprender a cambiar el punto de vista para que los pensamientos que nos suelen agobiar —»tengo mucho por hacer y pocos recursos para resolverlo»— no se conviertan en estrés. «Deberíamos cambiar nuestra perspectiva y entender la bandeja de entrada a rebosar, la lista interminable, la fila de personas que esperan a ser atendidas como signos de que la gente quiere nuestro tiempo y atención», explica Ed Batista, coach e instructor en la Escuela de Postgrado de Negocios de Stanford en HBR. «No buscamos una bandeja de entrada puesta al día, sino vacía de todos los mensajes verdaderamente importantes. No necesitamos llevar a cabo todas las conversaciones pendientes, sino que no haya personas verdaderamente importantes con las que aún no hayamos hablado».
Para poder filtrar en estas situaciones hay algo esencial: tenemos que tomar decisiones. Decidir quién y qué es más importante o urgente y qué cosas delegamos o retrasamos. Esto implica un aspecto emocional que está vinculado con la responsabilidad de tomar estas decisiones. «Filtrar tiene un aspecto emocional muy importante, no solo es cognitivo», explica Batista. Ignorar activamente las cosas y decir que no a las personas genera una gama de emociones que influyen en nuestras elecciones y comportamiento. «Esto es precisamente lo que hace tan difícil filtrar», añade. Ser consciente de estas emociones es el primer paso para aprender a gestionarlas.
Batista también recomienda cambiar las herramientas que utilizamos para gestionar nuestro trabajo. Gastamos grandes cantidades de energía en gestionar el tiempo y la productividad personal. Uno de los puntos en el que los expertos están de acuerdo es en que hay que dejar de llamar gestionar el tiempo a lo que en realidad debería ser gestionar el flujo de trabajo, es decir, descubrir cómo de productivo puedes ser, cómo se estructuran las tareas, cómo se sincronizan y cómo fluye la información. Jordan Cohen, otro experto en productividad y autor del libro Make time for the work that matters lo compara con la comida: «No es lo mismo hacer dieta que estar sano». De la misma forma, puedes prestar más atención a la gestión del tiempo que estás haciendo y no por eso ser más productivo. La clave está en ser consciente de que no puedes llegar a todo y decidir qué tareas atiendes y cuáles no.
Por
M. Victoria S. Nadal
Publicado en El Pais
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Aquí van algunos consejos y trucos para hacer tu vida un poco mejor y para que reduzcas notablemente los síntoma del estrés, recuperando el control de tu día a día.
1.) Levántate temprano
Lo primero que podemos hacer para recuperar el control de nuestra vida es simplemente levantarnos una o dos horas antes cada mañana. Ya sea tomándote una cerveza menos la noche anterior, organizándote para salir a la hora de trabajar, o no quedándote enganchado viendo varios episodios de tus serie favorita… Por la mañana, ese tiempo extra, servirá para no vivir precipitado el resto del día y para aumentar notablemente la sensación de control.
2) Ten siempre presente la regla 80/20
¿Conoces la Ley de Pareto?
El principio de Pareto estableció que el 80% de los resultados vienen determinados por el 20% de las causas, es decir, que el 20% del esfuerzo genera el 80% de los resultados.
Pareto postuló que esta ley se aplica a múltiples situaciones en la vida real. En el trabajo o en tus tareas diarias, muchas veces el 20% de las responsabilidades ocupan el 80% de tu tiempo. Trata de aprovechar tu tiempo para aquello que te reporta un mayor beneficio y podrás así reducir notablemente tu esfuerzo.
3) Respirar aire fresco es vital
A lo largo de tu día es imprescindible dar un paseo o hacer algo de ejercicio al aire libre, especialmente si te pasas todo el día sentado en un escritorio. Si puedes hacer un paréntesis en tu jornada para disfrutar de la luz del día y del aire fresco, esto tendrá un impacto muy positivo en tu ánimo y te ayudará a ser más productivo y a estar más relajado.
4) Elimina la comida basura
A estas alturas todo el mundo sabe que las dietas con altas cantidades de comida basura suponen un riesgo para la salud y para nuestro bienestar. Puedes comprobar que realmente merece la pena hacer un pequeño esfuerzo y organizarte para disfrutar cada día de comida de buena calidad. Evita en la medida de lo posible comer siempre fuera de casa, y si no te queda más remedio, busca sitios que sirvan platos sanos y frescos.
Está contrastado que cuanto más saludables sean tus comidas, te sentirás menos estresado, más ágil y despierto a lo largo del día, y en definitiva te sentirás mejor.
¡Al fin y al cabo somos, entre otras cosas, lo que comemos!
5) La vitamina D: disfruta sus beneficios
Toma el sol siempre que tengas oportunidad: aprovecha los rallos del sol.. Está demostrado que absorber vitamina D, por supuesto con la debida protección, mejora el estado de ánimo y hace que te sientas más relajado y enérgico.
Si el clima lo permite date un chapuzón, y si no, da igual! Aprovecha los días soleados, sea verano o invierno, para para pasear por la playa (si la tienes cerca) o simplemente sentarte en un banco o en una terraza. Aunque sólo sean 10 minutos, tu cuerpo y tu mente lo agradecerán.
6) Elimina los obstáculos de tu camino
Hacer cada día una lista con tareas pendientes priorizando las cosas importantes y las urgentes, es un hábito compartido por muchas personas altamente productivas. Para a partir de ahí, con el tiempo que nos quede, encargarnos de otras tareas menos prioritarias. De esta manera centraremos nuestro esfuerzo en lo realmente importante y despejaremos nuestra mente para funcionar mejor durante todo el día.
7) Ordena tu bandeja de entrada
Puede que te lleve una o dos horas, pero es muy recomendable revisar tu cuentas de correo y darte de baja de unas cuantas webs y tiendas on-line que realmente no te interesan. Una bandeja de entrada limpia te ayuda a tener la mente clara y a estar más relajado.
8) Utiliza el poder de la música
Si te sientes estresado, nervioso o alicaído utiliza la música apropiada para equilibrar tu estado de ánimo. La música tiene un impacto muy fuerte sobre nuestras emociones presentes, y por lo tanto es un potente aliado para recuperar el equilibrio cuando lo necesites.
9) Optimiza tu redes sociales
A través de las redes sociales recibes continuamente «inputs» que muchas veces no te aportan nada y que pueden suponer un gasto de energía innecesario para ti. Si esa persona con la que no tienes contacto desde el instituto está siempre publicando cosas que no te interesan, prueba a dejar de seguirla. Serás mucho más feliz y dipondrás de más tiempo para centrarte en las cosas que si te interesan. Deja de seguir y leer lo que realmente no te aporta nada!
10) Domicilia todos tus pagos
Domiciliar los pagos de tus facturas te ayudara a ahorrar tiempo y reducirá tus preocupaciones: el pago de tasas e impuestos, cuotas de comunidad, alquileres, seguros, suministros etc etc. Simplemente activa una alerta en tu móvil para controlar los gastos pero no dediques tu tiempo a gestionar todo aquello que puedes automatizar.
11) Reduce las notificaciones en tu móvil
Prueba a desactivar las notificaciones de todas aquellas aplicaciones que realmente no exijan una respuesta inmediata. De esta forma solo revisarás tus cuentas en las redes sociales, tus emails personales o demás avisos cuando tengas un momento para ello, no cada vez que te lo diga un zumbido!
12) Viste de manera apropiada para sentirte más seguro
Encuentra un balance con tu propio estilo y apropiado para tu día a día, que te permita sentirte más cómodo a lo largo de tu jornada y de esta manera sentir más confianza y seguridad al hacer las cosas. Deshazte de toda aquella ropa que hace años que no utilizas, hay gente que la necesita y le va a dar una segunda vida, y a ti te ayudará a ordenar tu armario y de paso tu mente.
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